I 10 vantaggi della digitalizzazione dei documenti

Digitalizzare i documenti è una scelta smart e green. Salvare spazio, aumentare la sicurezza, lavorare meglio. Ecco alcuni motivi per scegliere un software di gestione documentale

1 – Più spazio in ufficio
Digitalizzare i documenti consentirà di salvare spazio, svuotando intere aree dedicate all’archiviazione e all’accumulo di carta.

2 – Preservare i documenti più a lungo
Maneggiare documenti cartacei più volte e a distanza di anni significa anche deteriorarli e rischiare di perdere informazioni importanti. La digitalizzazione dei documenti è l’alternativa migliore per salvaguardare il vostro archivio.

3 – Maggiore sicurezza
A differenza della versione cartacea, un documento digitale può essere protetto da password, criptato, salvato in sicurezza su cloud. È possibile restringere gli accessi e tracciare le attività legate al file.

4 – Migliore collaborazione
Sarà molto più semplice condividere progetti e collaborare, anche a distanza.

5 – Verifiche rapide
I controlli legali, fiscali o delle procedure aziendali in genere saranno semplificati: i file si possono organizzare e presentare molto più rapidamente in caso di necessità.

Software gestione documentale2

6 – Miglior Customer Service
Invece di stampare e spedire fatture o documenti a clienti in vari luoghi, la digitalizzazione permette invii istantanei e comunicazioni molto più rapide ed economiche.

7 – Minor accumulo di carta
Basta scrivanie colme di fogli: gestire grandi moli di carta è uno spreco di tempo e di spazio oltre che uno stress inutile, facilmente evitabile con un archivio digitale.

8 – Immunità da rischi naturali
Incendi, inondazioni e calamità possono mettere a serio rischio la sopravvivenza di un’azienda. Con il backup dei file e la loro digitalizzazione i vostri dati sono sempre al sicuro.

9 – Più tempo
Secondo alcune statistiche il tempo medio per ritrovare un documento cartaceo è di circa 37 minuti. I file digitali si trovano rapidamente senza bisogno di spostarsi dalla postazione.

10 – Un pianeta più pulito
La digitalizzazione dei documenti non fa bene soltanto alla vostra azienda, ma anche alla Terra, riducendo gli sprechi di carta, quindi i disboscamenti e lo smaltimento dei rifiuti.

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